Zásady zpracování osobních údajů

Kdo s vašimi údaji pracuje

Školy Erazim tvoří skupina právnických osob, které mají společný informační systém i pracovníky. Vaše údaje proto spravujeme společně – jsme společní správci:

• Školy Erazim, z. s., Hlavní 1040/120, 747 06 Opava, IČO 10 666 141 – zřizovatel škol,
• školy: Základní škola a mateřská škola Erazim 1, Základní škola Erazim 2, Základní škola Erazim 3, školská právnická osoba, Základní škola Erazim 4, Základní škola Erazim 6, školská právnická osoba, Základní škola Erazim 7, Základní škola Erazim 8, Základní škola Erazim 9, Střední škola Erazim, Větřní, školská právnická osoba, Střední škola Erazim, Praha, školská právnická osoba, Střední škola Erazim, Brno, školská právnická osoba (sídla a IČO v povinně zveřejňovaných informacích),
• Skupina Erazim, s. r. o., Hlavní 1040/120, 747 06 Opava, IČO 29 538 769 – smlouvy o vzdělávání, školné a online výuka,
• Doprava Erazim, s. r. o., Kunov 70, 792 01 Nové Heřminovy, IČO 62 305 760 – autobusová doprava,
• VŠ života, s. r. o., Hlavní 1040/120, 747 06 Opava, IČO 29 558 522 – připravuje Vysokou školu Erazim,

Dohodli jsme se, že se můžete obrátit na kohokoli z nás a vyřídíme to za všechny. Nejjednodušší je napsat na info@erazim.cz nebo zavolat na 735 908 205. K údajům mají přístup pracovníci skupiny podle toho, co potřebují ke své práci – učitel ke svým žákům, kancelář ke smlouvám, obchodní tým k zájemcům.

Pověřenec pro ochranu osobních údajů: poverenec@erazim.cz.

Co zpracováváme, proč a jak dlouho

Návštěva webu

• Co: IP adresa a údaje o prohlížeči v záznamech serveru. Návštěvnost měříme vlastním nástrojem (Matomo) na našem serveru – bez cookies a se zkrácenou IP adresou, takže z ní nepoznáme konkrétního člověka.
• Proč: provoz a bezpečnost webu a to, abychom věděli, co lidi na webu hledají (oprávněný zájem).
• Jak dlouho: záznamy serveru jen krátce podle nastavení hostingu, podrobná data z měření 13 měsíců, pak zůstanou jen souhrny.

Formuláře na webu a e-maily

• Co: kontaktní formulář – jméno, e-mail, nepovinně telefon, text zprávy a čeho se týká; „Mám zájem o školu“ – e-mail, nepovinně telefon, škola a vzkaz. U obou i stránka, ze které píšete. Totéž, co nám pošlete e-mailem (třeba životopis).
• Proč: abychom vám odpověděli a domluvili další kroky, o které sami žádáte (kroky před uzavřením smlouvy, jinak oprávněný zájem).
• Jak dlouho: zpráva z webu počká v databázi webu, než si ji převezme náš informační systém, a smaže se 30 dní poté. Korespondenci si v informačním systému necháváme 10 let – hodí se, když se k nám rodina vrátí nebo přijde sourozenec.

Zápis zájemců a přijímání

• Co: jméno a kontakty rodiče, jméno a datum narození dítěte, kdy by nastoupilo, jak jste se o nás dozvěděli, a dokumenty k přijetí nebo k individuálnímu vzdělávání – mezi nimi může být i doporučení poradny s údaji o zdraví.
• Proč: abychom vás mohli pozvat na pohovor a uzavřít smlouvu o vzdělávání (kroky před uzavřením smlouvy). Přijímání do školy a rozhodnutí o něm ukládá školský zákon.
• Jak dlouho: dokud o školu stojíte. Když dítě nenastoupí, 10 let od posledního kontaktu. Rozhodnutí z přijímacího řízení podle spisového a skartačního řádu školy.

Vzdělávání žáků

• Co: údaje školní matriky (třeba rodné číslo, zdravotní pojišťovna, údaje o podpůrných opatřeních a zdravotním znevýhodnění), docházka, hodnocení, portfolio a kontakty na rodiče.
• Proč: vést matriku a dokumentaci ukládá školský zákon, zbytek potřebujeme ke vzdělávání podle smlouvy.
• Jak dlouho: po dobu vzdělávání a pak tak dlouho, jak ukládají předpisy a spisový a skartační řád školy – některé dokumenty (třeba katalogové listy) i desítky let.

Smlouvy, školné a doprava

• Co: údaje ze smlouvy, platby a číslo účtu plátce, upomínky; u dopravy poptávka (kontakt, trasa, termín, fakturační údaje), nabídka a faktura.
• Proč: plnění smlouvy a účetní a daňové předpisy.
• Jak dlouho: po dobu smlouvy a pak 10 let, jak ukládají účetní a daňové předpisy.

Žákovský portál

• Co: přihlášení, kdy a z jakého zařízení jste se přihlásili (IP adresa, prohlížeč).
• Proč: bezpečnost účtu – když se přihlásíte z nového zařízení, dáme vám vědět (oprávněný zájem).
• Jak dlouho: 1 rok.
• Zveřejnění na mapě domškoláků a sdílení portfolia jsou dobrovolné – jen se souhlasem, který jde v portálu kdykoli zrušit.

Newsletter

• Co: e-mail, kdy a odkud jste se přihlásili a kdy jste odběr potvrdili.
• Proč: váš souhlas – dáváte ho přihlášením k odběru a potvrzujete tlačítkem v e-mailu, který vám pošleme.
• Jak dlouho: do odhlášení. Adresu, kterou do 30 dnů nepotvrdíte, smažeme. Po odhlášení si ji necháme jen jako záznam, že vám nemáme psát – na požádání ji smažeme úplně. Odhlásit se jde kdykoli odkazem v každém e-mailu nebo na stránce Odběr novinek.

Dotazník zájmu o novou školu

• Co: jméno, bydliště, telefon, okres a obec, kde byste školu chtěli, kdy by děti nastoupily a jak vážně o školu stojíte. Dotazník je Google Formulář.
• Proč: podle zájmu plánujeme nové školy a ozveme se, až v okrese začneme (oprávněný zájem). Na webu zveřejňujeme jen součty po okresech.
• Jak dlouho: 5 let.

Kdo nám s tím pomáhá

Údaje svěřujeme jen firmám, které je zpracovávají podle našich pokynů (zpracovatelé):

• Seonet Multimedia s.r.o. (Gigaserver, Opava) – hosting webů a informačního systému,
• Google (Google Workspace for Education) – e-mail, dokumenty, účty žáků a formuláře,
• Anthropic (Claude) – nástroj umělé inteligence, se kterým pracovníci připravují texty (třeba návrhy slovního hodnocení) a dohledávají a počítají souhrny. O nikom nerozhoduje – vše čte a schvaluje člověk,
• GitHub (Microsoft) – vývoj a správa našich aplikací,
• Ecomail.cz s.r.o. – rozesílání novinek odběratelům,
• Cloudflare (Turnstile) na webu a Google (reCAPTCHA) v informačním systému – ochrana formulářů proti robotům,
• Seznam.cz (Mapy.com) – mapy a výpočet trasy u dopravy,
• Discord – komunikace a docházka v online střední škole,
• externí účetní – účetnictví.

Úřadům předáváme údaje jen tehdy, když to ukládá zákon (třeba matriku ministerstvu školství, rozhodnutí přes datovou schránku). Nikomu údaje neprodáváme a nepoužíváme je k reklamě.

Google, Anthropic, GitHub, Cloudflare a Discord mohou údaje zpracovávat i v USA. Předání chrání rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně (EU-US Data Privacy Framework), nebo standardní smluvní doložky schválené Evropskou komisí.

Cookies

Web ukládá jen cookies, bez kterých nefunguje (ochrana formulářů, přihlášení do administrace). Měření návštěvnosti cookies nepoužívá. Výjimkou je web dopravy: recenze z Firmy.cz načítá Seznam, který si do prohlížeče ukládá vlastní cookie a návštěvu měří podle svých zásad. Žákovský portál si pamatuje přihlášení a zařízení, ze kterého se přihlašujete (1 rok).

Vaše práva

Máte právo vědět, jaké údaje o vás máme, a dostat jejich kopii, nechat je opravit, vymazat (pokud je nemusíme mít ze zákona) nebo omezit jejich zpracování, převést je jinam a vznést námitku proti zpracování z oprávněného zájmu. Souhlas jde kdykoli odvolat. Stačí napsat na info@erazim.cz, pověřenci na poverenec@erazim.cz nebo přes kontaktní formulář; odpovíme do měsíce.

Když s námi nebudete spokojeni, můžete si stěžovat u Úřadu pro ochranu osobních údajů (Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz).

Musíte nám údaje dát?

Bez kontaktu vám neodpovíme. Údaje do matriky ukládá zákon – bez nich dítě přijmout nemůžeme. Newsletter a dobrovolné věci v portálu jsou jen na vás. Automaticky o vás nic nerozhodujeme: o přijetí, hodnocení i všem ostatním rozhodují lidé.

Naposledy upraveno 22. 10. 2026. Když změníme, jak s údaji pracujeme, upravíme i tyto zásady.